Методичка по порядку организации удаленной работы

Оценка: 5

22 мая 2020

3277

#Решения для Бизнеса #Отраслевые решения #Удаленный офис / Смарт-офисы

План мероприятий по переходу на удаленную работу сотрудников

Перевести на удаленку можно практически весь персонал: программистов, ИТ-специалистов, сотрудников отдела продаж, юристов, службу поддержки, пресс-службу, операторов колл-центров, бухгалтеров и отдел кадров, управленческий персонал и др. Если же невозможно отказаться от реального офиса полностью, то в нем имеет смысл оставить только службы, отвечающие за его жизнеобеспечение и обслуживание техники. Переход на удаленную работу должен быть поэтапным и включать в себя все правовые и технические нюансы.

Организация эффективного трудового процесса начинается с правильно составленного плана и уже на этапе его составления можно разделить задачи по профильным отделам компании и отдельным специалистам:

Юридические вопросы (кадровое подразделение и юристы).
Техническое обеспечение (ИТ-служба).
Организационные вопросы (менеджмент компании).
Психологические вопросы (менеджмент и кадры).

По каждому из этих пунктов составьте чек-лист по организации удаленной работы и распределите задачи среди ответственных сотрудников, и тогда решить эту задачу будет совсем не сложно. Но если вы понимаете, что процесс может затянуться и любые ошибки при переходе в дистанционный режим обернутся для компании серьезными рисками, лучше доверить эту задачу профессионалам.

Компания НОРМИК организует для вас удаленный офис «под ключ». Мы создаем уникальные пакетные решения для компаний работающих в разных сферах, обеспечивая эффективную работу бизнеса с любым количеством удаленных сотрудников.

Юридические аспекты перехода на удаленную работу

Юридические вопросы – первое к чему можно приступить при переводе сотрудников на работу из дома. Здесь нужно опираться на гл. 49.1 Трудового кодекса, регламентирующую процесс организации работы персонала, выполняющего свои служебные функции дистанционно.

Сначала отдел кадров должен подготовить поименный список сотрудников, которые переводятся на удаленную работу. Работники в свою очередь должны будут подать заявление о переходе на дистанционную форму выполнения служебных обязанностей. С каждым из них обязательно нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на соответствующий формат работы.

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ →

Соглашение желательно дополнить локальными договорами, где будут прописаны принципы работы, например, способы отчетности, ответственность за сохранность данных и другие моменты, которые стороны сочтут важными. Затем нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, с указанием причины такого решения и сроков работы в этом формате. В текущей ситуации, в качестве причины можно указать введение карантинных ограничений в связи с эпидемией коронавируса.

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПРИКАЗА ОБ УДАЛЕННОЙ РАБОТЕ →

Техническая подготовка к переходу на удаленную работу

На этом этапе нужно решить вопрос с обеспечением персонала необходимой техникой: ноутбуками, микрофонами, наушниками и пр. На все рабочие места сотрудников нужно установить ПО и выполнить настройку необходимых программ. Поскольку значительная часть сотрудников наверняка не владеет достаточными навыками для самостоятельной настройки софта, его обновления и устранения возможных сбоев, то ИТ-службы должна позаботиться об установке на их компьютеры программ удаленного доступа (Тeamviewer или аналоги), чтобы иметь возможность оперативно решать текущие проблемы.

Также в задачи ИТ-отдела входит обеспечение качества связи. При организации удаленных рабочих мест не стоит полагаться на мобильный интернет, для полноценной работы его будет не достаточно. Поэтому лучше выходить в интернет с выделенной линии или использовать домашний Wi-Fi. В таком случае нужно позаботиться о возмещении расходов, которые несут сотрудники оплачивая услуги связи.

Как показывает практика, многие работники на удаленке сталкиваются с проблемами с интернетом, и большинство из них связано с тем, что они находятся не дома. Поэтому имеет смысл в официальном порядке обязать их выходить в интернет только со стационарной домашней линии и контролировать это.

Организационные вопросы по переходу компании на удаленную работу

Успех удаленной работы зависит от грамотной организации и правильно подобранного софта, который поможет выстроить коммуникацию, организовать удобную систему документооборота, тайм-менеджмента и контроля за выполнением задач. Независимо от сферы деятельности и масштабов компании при переходе на дистанционный формат потребуются следующие инструменты:

мессенджер (Slack, Microsoft Teams, Telegram, Discord, Flow);
приложение для звонков и видеоконференций (Zoom, Hangouts, Skype);
таск-менеджер (Trello, Notion, Todoist);
облачное хранилище для документов (Google Docs, Dropbox, и др.);
почта (нужна в основном для контроля доступа).

Каналов связи в виде мессенджера и сервиса для видеозвонков должно быть минимум два, но один из них должен быть основным, а другие – резервными. Ведение переписки сразу в нескольких каналах – критическая ошибка, которая очень быстро приведет к путанице и полной ресинхронизации всего рабочего процесса.

Остальной софт устанавливается опционально в зависимости от сферы деятельности компании. Специалисты НОРМИК помогут установить и наладить работу всех сервисов, необходимых для эффективной работы вашего бизнеса: 1С, amoCRM, Битрикс24 и др.

Психологические аспекты работы в удаленном режиме

Психологический аспект крайне важен, когда речь идет о работе на дому, поскольку многим сложно самоорганизоваться вне офиса, и задача работодателя – создать условия, в которых сотрудники даже находясь дома будут чувствовать себя частью команды. Поэтому важно принимать во внимание советы психолога по организации удаленной работы:

Договоритесь о правилах взаимодействия. Четко оговорите рабочее время, в течение которого сотрудники должны быть доступны для общения, а также составьте график проведения совещаний. Это позволит упорядочить коммуникации внутри компании. Если по каким-то причинам сотрудник не сможет выйти на связь, то он обязан об этом предупредить.
Проводите ежедневные планерки. Каждое утро проводите 15-минутный ежедневный митинг, обсуждая текущие задачи и более отдаленные планы, а также обсуждайте уже выполненную работу.
Контролируйте ход выполнения задач. При удаленной работе важно разбивать даже растянутые во времени проекты на ряд более мелких задач, чтобы и руководство, и сами сотрудники могли видеть прогресс. При этом не забывайте, что доверие – важный элемент психологического комфорта, поэтому не стремитесь каждую секунду отслеживать присутствие сотрудников на рабочем месте, главное, чтобы выполнял поставленные задачи.
Правильная коммуникация. Многие сталкиваются с тем, что рабочие чаты превращаются в отвлекающий фактор, это особенно актуально для компаний с большим количеством сотрудников. Поэтому все важные или спорные вопросы лучше решать с помощью видеозвонков с фиксацией договоренностей в чате сразу после звонка.

Важная задача – «не потерять» сотрудников на удаленной работе, поэтому общение, особенно на первых этапах, является крайне важным. В этом плане ежедневные видеозвонки и конференции помогут держаться команде в тонусе и выработать «гигиену» работы в дистанционном формате.

Если вы хотите организовать по-настоящему эффективный рабочий процесс в удаленном режиме, сохранив производительность и не теряя контакт с клиентами, то специалисты НОРМИК помогут вам сделать это максимально быстро и качественно. Выбирая наши услуги вы получите:

техническую поддержку в режиме 24/7;
комплексное техническое и информационное сопровождение вашего проекта;
эффективную и слаженную рабочую инфраструктуру;
удобную систему коммуникации с клиентами и сотрудниками;
полный набор бизнес-инструментов, необходимых для полноценного функционирования компании;
надежную систему электронного документооборота;
гарантии безопасности персональных данных сотрудников, клиентов и корпоративной информации.

Если вы хотите получить составленный специально для вашей компании порядок перехода и организации удаленной работы, образец можно заказать на нашем сайте или по телефону. Обращайтесь за консультацией, и мы поможем создать smart-офис, который позволит вашему бизнесу работать эффективно в любых обстоятельствах.